İŞÇİYE ÜCRET HESAP PUSULASI VE ÜCRET TEDİYE BORDROSU İMZALATMA ZORUNLULUĞU VE ELEKTRONİK İMZA KULLANIMI
I- GİRİŞ
Ücret ve ücretin ödenmesine ilişkin İş Kanunu’nun 32. maddesinde 17.04.2008 tarihli ve 5754 sayılı Kanunla yapılan değişiklik sonucu 01.01.2009’dan beri, prim, ikramiye ve bu nitelikteki her çeşit istihkakın işçi adına özel olarak açılan bir banka hesabına ödenmesi uygulamasına geçilmiştir(1). Ancak, ücretlerin bankaya yatırılması, ücret hesap pusulası ve ücret tediye bordrosunu gereksiz belgeler konumuna düşürmüş değildir.
İş Kanunu’nun 37. maddesinde işverenin işçiye ‘ücret hesap pusulası’ vermesi gerektiğinden söz ederken, işçinin bunu imzalaması gereğinden bahsetmemektedir. Bu belgede sadece işverenin imzasının bulunması yeter. Ancak, verilmemesi idari para cezasına bağlanmış bu belgenin işçiye verildiğini belgelemek için işçinin imzasını almak yine de gerekmektedir.
Ücrete ilişkin ikinci bir belge ‘ücret tediye bordrosu’dur. İş Kanunu böyle bir belgeden bahsetmezken, sosyal güvenlik ve vergi mevzuatı gereğince bordronun düzenlenmesi ve işçiye imzalatılması gerekmektedir.
İşyerlerinde ücret bordrosu düzenleyen personelin sıkıntılarından biri, işçilere bordro ve ücret hesap pusulası imzalatmaktır. Çok sayıda ve dağınık işyerlerinde işçi çalıştıran işletmelerde bu durum neredeyse imkânsız olmaktadır. Özellikle arazide çalışan işçilerin peşinden bordro imzalatmak için dolaşmak veya işçilerin muhasebe servisine uğramalarını istemek, sıkıntı ve tartışmalara yol açmaktadır. Oysa özellikle beyaz yakalı işçilerinyoğun olduğuişletmelerde e-imza ile bu sorunların çözümü mümkündür(2).
Bu belgeleri düzenleyip imzalatmak durumunda olan personelin bize sık sorduğu sorulardan biri şudur: ‘İki yere birden imza attırmak, özellikle işçilerin asıl çalıştıkları yer ile resmi sigortalı gösterildikleri yerler farklı olunca ve imza işlemi de birçok kişi üzerinden yaptırılınca, pusula imzalanıyor bordro kalıyor ya da bordro imzalanıyor pusula kalıyor. Zaten ücretleri bankaya yatırıyoruz, bu belgeleri imzalatmasak olur mu?’
Bu yazımızı bu konuyu açıklamaya ayırdık.
II- ÜCRET HESAP PUSULASI İMZALATMAK GEREKİR Mİ?
İş Kanunu’nun 37. maddesi ‘Ücret Hesap Pusulası’na ilişkindir. İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.
Ücret pusulasında işçinin imzasının bulunması şartı yoktur. İş Kanunu sadece işçiye verilmesi gerektiğini belirtmiştir. Ancak, verilmemesi İş Kanunu’nun 102/b maddesi gereğince 442 TL idari para cezasına bağlanmış bu belgenin işçiye verildiğini belgelemek için işçinin imzasını almak gerekmektedir. Belgeyi iki nüsha yapıp, ‘bir nüshasını aldım’ metni altına işçinin imzası alınabileceği gibi, bunun için bir liste oluşturup imzalatmak da cezadan kurtulmak için yeter.
III- İŞÇİYE MUTLAKA ÜCRET BORDROSU İMZALATMAK GEREKİR Mİ?
A- SOSYAL GÜVENLİK HUKUKU AÇISINDAN
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği(3)‘nin 105. maddesine göre, işverenler, Kurum’a verdikleri prim belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olmak ve Kanun’un 102. maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin beş numaralı alt bendinde sayılan hususları içerecek şekilde aylık ücret tediye bordrosu düzenlemekle yükümlüdürler. Tehlike sınıfları farklı olan işyerlerinde çalışan sigortalıların aylık ücret tediye bordroları işverence ayrı ayrı düzenlenir (SSİY md. 106).
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 102. maddesine göre, işverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur.
Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında, idari para cezası uygulanır. Ancak, makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemelerde bordronun işçiye imzalatılmamış olması halinde idari para cezası verilmeyecektir. O halde ücretlerin banka yoluyla ödendiği işyerlerinde SGK açısından ceza söz konusu olmadığı için bordro imzalatmak gerekmez.
B- VERGİ HUKUKU AÇISINDAN
VUK’un ‘Ücret Bordrosu’ başlıklı 238. maddesine göre, işverenler her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiden muaf olan ücretlerle ‘diğer ücret’ üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.
Ücret bordrolarında işçinin ücretini aldığına dair imzası bulunmalıdır. Ancak, ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan işverenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza konulması mecburi değildir.
Kanun’da belirtilen şekilde düzenlenmeyen bordrolar nedeniyle mükelleflere Vergi Usul Kanunu’nun 352. maddesine göre ikinci derece usulsüzlük cezası kesilir. Ancak, işçilerine ücret hesap pusulası veren ve bunun verildiğine ilişkin imza alan işverenler, makbuz almış sayılacaklarından bu cezanın verilmesi söz konusu olmayacaktır. Ücret hesap pusulası imzalatılmamışsa, ücretlerin sırf bankaya yatırılmış olması, ücret bordrosu imzalatma yükümlülüğünden işvereni kurtarmaz ve cezai yaptırımla karşılaşabilirler.
C- İŞ HUKUKU AÇISINDAN
İşvereninin işçiye yapmış olduğu iş karşılığında ücret ödeme borcu bulunmaktadır. İşçiye imzalatılacak ücret hesap pusulası ve ücret bordrosu, işvereninin ücret yükümlülüğünü yerine getirdiğine ilişkin bir makbuz niteliğindedir. Diğer taraftan itiraz edilmeden imzalanan ücret bordrosunda yer alan bilgiler işçinin ücret bordrosunda belirtilen haklarını tam olarak aldığını da göstermektedir. Mesela, ücret bordrosunda kullanılan yıllık izinin gösterilmesi halinde işçi tarafından daha sonra bu iznin kullanılmadığı ileri sürülemez. İşçi ücret bordrosunda yer alan hakları nedeniyle işvereni imzası ile ibra etmektedir. İşveren bordro imzalatmazsa, işçi alacağını her türlü delil ile ispatlama imkânına kavuşur
Uygulamada imzasız bordrolar, özellikle işçinin fazla çalışma iddiaları bakımından işvereni sıkıntıya sokacağından, vergi ve sosyal sigorta mevzuatı açısından bordronun imzalanması gerekli olmasa da, mutlaka işçiye bordro imzalatılmalıdır. Islak imza almanın güç olduğu durumlarda, 15.01.2004 tarihli ve ‘5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’(4) ile getirilen elektronik imza imkânı düşünülmelidir. Özellikle elektronik imzanın cep telefonları ile kullanımın mümkün kılan mobil imzadan yararlanılabilir(5).
Yargıtay uygulamasına göre, işçinin imzasını taşıyan bordro sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğindedir. Bir başka anlatımla bordronun sahteliği ileri sürülüp kanıtlanmadıkça, imzalı bordroda görünen fazla çalışma alacağının ödendiği varsayılır. Bordroda fazla çalışma bölümünün boş olması ya da bordronun imza taşımaması halinde işçi fazla çalışma yaptığını her türlü delille ispat edebilir.
Ancak uygulamada, kimi kötü niyetli işverenler, işçiyi yazılı delile zorlamak için, ücret bordrosuna gerçeğe uymayan biçimde birkaç saatlik fazla çalışma göstermekte olduklarından Yargıtay, bu konuda daha esnek kararlar vermeye başlamıştır.
İmzalı ücret bordrolarında fazla çalışma ücreti ödendiği anlaşılıyorsa, işçi tarafından gerçekte daha fazla çalışma yaptığının ileri sürülmesi mümkün değildir. Ancak, işçinin fazla çalışma alacağının daha fazla olduğu yönündeki ihtirazi kaydının bulunması halinde, bordroda görünenden daha fazla çalışmanın ispatı her türlü delille söz konusu olabilir. Buna karşın, bordroların imzalı ve ihtirazi kayıtsız olması durumunda dahi, işçinin geçerli bir yazılı belge ile bordroda yazılı olandan daha fazla çalışmayı yazılı delille kanıtlaması gerekir. İşçiye bordro imzalatılmadığı halde, fazla çalışma ücreti tahakkuklarını da içeren her ay değişik miktarlarda ücret ödemelerinin banka kanalıyla yapılması durumunda da ihtirazi kayıt ileri sürülmemiş olması, ödenenin üzerinde fazla çalışma yapıldığının yazılı delille ispatlanması gerektiği sonucunu doğurmaktadır(6).
IV- SONUÇ
İşçi, çalıştığı dönemde hakları için dava açma hakkına sahip olduğu gibi, işten ayrıldıktan sonra ücret ve benzeri alacakları için 5 yıl, kıdem ve ihbar tazminatları için 10 yıllık zamanaşımı içerisinde dava açma hakkına sahiptir. Zamanaşımı süreleri boyunca imzalı bordroları ispat edici belge olarak muhafaza etmek doğru olur.
Ücret bordrosunun ve ücret hesap pusulasının düzenlememesi veya usulüne uygun düzenlenmemesi halinde delil olarak kabul edilmediği gibi yasalar gereğince usulsüzlük cezası ve idari para cezaları uygulanmaktadır.
Genellikle işletmelerde bordro imzalatılmasındaki zorluk nedeniyle bordro imzalatılmaktan kaçınılmaktadır. Oysa ücretlerin bankaya yatırılması sebebiyle imzalı bordronun önemini kalmadığını düşünmek yanlıştır. Ücretin bankaya yatırılmasında işçi alacağının ödenmiş olduğu mahkemece kabul edilmekte, ancak hesaplamaların doğru yapıldığı konusunda çalışanın onaylaması hususunu ispat edecek imza yoksa işverenin davayı kaybetme ihtimali bulunmaktadır. Ücret bordrolarının imzalanması en fazla işverenlere fayda sağlamaktadır. Islak imza almanın güç olduğu durumlarda, elektronik imza imkânı düşünülmeli, özellikle elektronik imzanın cep telefonları ile kullanımın mümkün kılan mobil imzadan yararlanılmalıdır.
Yazar:Müjdat ŞAKAR*
Yaklaşım / Aralık 2011 / Sayı: 228
(*) Prof. Dr., Marmara Ünv., İİBF, İş Hukuku ve Sosyal Güvenlik Hukuku Anabilim Dalı Başkanı
(1) Bu hükme dayanılarak çıkartılan ‘Ücret, Prim, İkramiye veBu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik’in 10. maddesine göre ‘İşyerleri ve işletmelerinde İş Kanunu hükümlerinin uygulandığı işverenler ile üçüncü kişiler, Türkiye genelinde çalıştırdıkları işçi sayısının en az 10 olması hâlinde, çalıştırdıkları işçiye o ay içinde yapacakları her türlü ödemenin kanunî kesintiler düşüldükten sonra kalan net tutarını, bankalar aracılığıyla ödemekle yükümlüdürler.’ Bu hükme uyulmamasının yaptırımı, İş Kanunu md. 102/a gereğince 2011 yılı için her ay için 122 TL idari para cezasıdır.
(2) Geniş bilgi için Bkz. Elif SONSUZOĞLU, ‘Elektronik İmza Kanunu, İlgili Düzenlemeler ve Bunların Vergi Hukuku Alanındaki Yansımaları’, Yaklaşım, Eylül-Ekim-Kasım 2005, Sayı: 153, 154, 155.
(3) 12.05.2010 tarih ve 27579 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
(4) 23.01.2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
(5) GSM operatörleri bünyesindeki Mobil İmza Servisi, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda belirtilen elektronik imza süreçlerini sadece cep telefonu ve özel SIM kart ile gerçekleştirmeyi sağlayan servistir. Servis ile ıslak imza ile eşdeğer işlemler yapılabilmektedir. Özel sektör ya da kamu sektöründe ilgili kurumun uygulamasını entegre etmesi ile ıslak imza kullanılması gereken hemen her yerde Mobil İmza kullanılabilir. Mobil İmza servisi aboneliği ile kişiye özel nitelikli elektronik sertifika tanımlanır. GSM şebekesi üzerinden kişiye özel şifre ile imzalama talebi ‘nitelikli elektronik sertifika’ sağlayıcısına iletilir ve kimlik doğrulama işlemi gerçekleştirilir. Nitelikli Elektronik Sertifika, imza sahibinin bilgilerini içerisinde barındıran ve atılmış olan elektronik imzayı doğrulayan, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile yasallaşmış elektronik kimlik kartıdır.
(6) Bkz. Legalbank. Yrg. 9. HD.’nin, 03.12.2010 tarih ve E. 2009/56, K. 2010/35886 sayılı Kararı.
